明确目标

在开始谈判之前，首先要明确自己的目标，这包括确定年会的主题、规模、预算、参与人员等基本信息，明确目标有助于在谈判过程中保持清晰的思路，并能够更好地与各方进行有效的沟通。

了解对方需求

在谈判过程中，了解对方的需求和期望是非常重要的，这包括了解公司领导对年会的期望、员工的参与需求以及可能的预算限制等，通过了解对方的需求，可以更好地制定策略，以满足各方的期望。

制定策划方案

在了解需求后，制定一个详细的策划方案，这包括年会的主题、场地选择、活动安排、节目表演、餐饮安排等，在制定方案时，要充分考虑对方的意见和建议，以确保方案能够满足各方的需求。

进行谈判

在谈判过程中，要保持冷静和耐心，避免情绪化的反应，要善于倾听对方的意见和建议，并积极回应，在谈判中，可以运用一些策略来达成共识，如提出折中方案、强调共同利益等，要善于运用数据和事实来支持自己的观点，以增加说服力。

达成协议

在谈判过程中，要努力达成双方都能接受的协议，这需要双方进行充分的沟通和协商，以找到最佳的解决方案，在达成协议后，要确保双方都明确了解协议的内容和要求，并签署相关文件以保障双方的权益。

后续跟进

在协议签署后，要进行后续的跟进工作，以确保年会的顺利进行，这包括与各方保持沟通、解决可能出现的问题、确保活动按计划进行等，要对年会的成果进行评估和总结，以便为今后的活动提供经验和教训。

年会策划谈判需要充分的准备和有效的沟通，通过明确目标、了解对方需求、制定策划方案、进行谈判、达成协议以及后续跟进等步骤，可以确保年会的顺利进行并达到预期的效果。