1、市场调研：了解市场上的酒店年会策划公司，查看其过往案例、服务范围、专业团队等。

2、需求分析：明确您的年会需求和目标，包括预算、参与人数、活动主题、活动形式等，这将有助于您与策划公司沟通，确保双方对项目的理解一致。

3、参考口碑：向同行、朋友或业界专业人士咨询，了解他们对某些酒店年会策划公司的评价和推荐。

4、沟通与交流：与几家候选的酒店年会策划公司进行沟通，了解其服务流程、策划思路、执行能力等，在沟通过程中，您可以提出自己的需求和目标，看对方是否能给出满意的答复。

5、对比服务与价格：在了解各公司的服务内容和价格后，进行综合比较，注意不要只看重价格，而要综合考虑公司的专业程度、服务质量、创意水平等因素。

6、合同与协议：与选定的酒店年会策划公司签订合同，明确双方的权利和义务，包括服务范围、时间、价格、违约责任等。

7、后期跟进：在年会策划和执行过程中，与策划公司保持密切沟通，确保项目按计划进行，在年会结束后，对活动进行总结和评估，以便为今后的活动提供参考。

选择合适的酒店年会策划公司需要综合考虑公司的专业程度、服务质量、创意水平、价格等因素，希望以上建议能帮助您找到满意的合作伙伴，成功举办酒店年会。